Primesc în fiecare zi câteva zeci de e-mailuri, unele personale, altele fie de afaceri, fie sub formă de newsletter. Hai să lăsăm newsletterele pentru o discuţie viitoare şi să abordăm astăzi „Eticheta unui e-mail”.
Poate că titlul pare amuzant la prima vedere: Cum să trimiţi un e-mail … Simplu – scrii un text, pui un destinatar sau mai mulţi şi dai Send. Oare să fie chiar aşa? Nu ne rămâne decât să citim mai departe şi să aflăm câteva dintre regulile esenţiale de a trimite un e-mail:
1.În primul rând, trebuie să te asiguri că ai o adresă de e-mail de pe care poţi trimite texte către oricine. Renunţă la „blueyes79”, „frumushica87”, „sexygirl69” sau „gigolobetonxxx”. Acestea te ajută doar dacă eşti în căutarea unui personaj care deţine tot o adresă de e-mail ca a ta.
Mergi pe varianta prenume.nume@ şi vei observa cum lumea te priveşte cu alţi ochi. Nimănui nu îi place să primească o ofertă de colaborare sau să angajeze în firma o „sexygirl69” sau un „gigolobetonxxx”.
2.Subiectul e-mail-ului trebuie să fie … la subiect. Adică nu o propoziţie lungă care să explice pe scurt conţinutul e-mail-ului tău, dar nici ceva foarte scurt şi foarte personal de genul „Bună”, „Bună Ziua”, „Pentru tine”.
În primul rând, subiectul trebuie să existe pentru a-i uşura munca destinatarului. Acesta nu va mai trebui să deschidă fiecare e-mail şi să citească toată informaţia din acestea, ci va şti din subiect care este tema e-mailului şi motivul pentru care îl contactezi. Astfel, îşi va organiza eficient modul de citire şi mai ales de răspuns.
3.Nu mai adăuga toţi destinatarii la CC. Unu la mână că aceştia nu se vor simţi tocmai bine să fie la un loc cu alţi 100 de oameni. Doi la mână, poţi fi dat în judecată pentru lipsa de confidenţialitate a datelor.
Totodată, ai grijă de BCC. Uneori, mesajul tău va fi luat ca Spam şi poate că nu va ajunge la destinaţie.
Pune fiecare destinatar în valoare şi scrie-le e-mailuri dedicate. Nimeni nu vrea să ştie că poate face pentru tine ceea ce mai pot şi încă alţi 100.
4.Când primeşti un e-mail, trebuie să răspunzi în maxim trei zile, indiferent de natura mesajului. Mai mult, nu răspunde sec prin cuvinte care îţi vor alunga colaboratorii: „Ok”, „Da”, „Nu”. Asigură-te că menţii legătura cu oamenii care îţi scriu şi că răspunzi prompt nevoilor acestora. Nu e prea plăcut să primeşti un răspuns după câteva luni, nu?
5.Semnează întotdeauna e-mailul. Da, ştiu că scrie la From(De la), dar trebuie să închei întotdeauna un e-mail cu numele tău şi cu datele tale de contact. Fă-ţi o semnătură prestabilită care să însoţească fiecare e-mail pe care îl trimiţi:
Cu stimă,
Prenume Nume
Funcţia
Compania
Date de contact
6.Pentru sănătatea ochilor tuturor celor care citesc mesajul tău şi pentru buna înţelegere a acestuia în timp util, am două sfaturi foarte importante:
– nu scrie cu Caps Lock – e ca şi cum ai ţipa la bietul destinatar. E nepoliticos şi cu siguranţă nu va atrage atenţia într-o manieră pozitivă.
– nu scrie cu mai multe culori – păstrează-ţi talentul artistic pentru alte opere. E-mailul trebuie să conţină o singură culoare.
7.Ai grijă ce trimiţi şi cui. Nu trimite prezentări în Power Point cu texte de gen „Miracol”, „Fun”, „Trimite la alţi 5 oameni” etc. Păstrează aceste mesaje pentru prietenii tăi apropiaţi, asta în cazul în care sunt pasionaţi de aşa ceva. În rest, e Spam.
8.Începe e-mailul întotdeauna cu o formulă de salut şi cu prezentarea ta. Nu ţi-ar plăcea să vină un străin la tine pe stradă şi să îţi spună direct: „Vreau un job”, nu? Atunci, salută, prezintă-te, spune căteva cuvinte despre tine şi despre compania căreia îi scrii şi abia apoi spune „care e buba”.
Nu folosi niciodată mesaje de genul „Bună. Am un site şi vreau să fac bani cu el. Dacă eşti interesat, dă-mi un semn la ….”. Fii sigur că nu vei primi prea multe răspunsuri.
9.Scrie corect şi ordonat. Mai exact, fii atent la greşelile de gramatică şi ortografie, precum şi la estetica mesajului tău. Estetică nu înseamnă să adaugi floricele sau mai multe clori, ci pur şi simplu să laşi spaţiu între fraze şi să foloseşti un font şi o culoare potrivite.
Limba română pare a fi un adevărat obstacol pentru unii. Asigură-te că o stăpâneşti şi renunţă la expresiile de genul „Am văzut că a-ţi făcut”, „Iei nu ofereau condiţii prea bune”, „Mia fost teamă să vă scriu la început”, „Îmi putetzi spune”.
10.Verifică încă o dată totul înainte de a da Send. Îţi poate scăpa o literă, o idee sau poate ai greşit un nume al destinatarului. Două minute în plus pentru recitire sunt de fapt un plus pentru tine, deoarece te vei asigura că mesajul tău ajunge unde trebuie, aşa cum trebuie şi că vei face o impresie bună destinatarului.
Comenteaza