De-a lungul anilor de muncă mi-a fost dat să văd multe tipuri de companii şi, implicit, multe tipuri de şedinţe. Şi dacă stau bine să mă gândesc, cea mai eficientă şi mai productivă companie era cea în care se ţineau cele mai puţine şedinţe.
Am văzut şi companii în care aveau loc câteva şedinţe pe zi, adică oamenii stăteau mai mult în şedinţe, întrebaţi care este activitatea lor şi forţaţi să vină consant cu idei. Da, e ok să îţi întrebi angajaţii ce mai fac, dacă totul este în regulă, dacă au nevoie de ceva. Dar nu zilnic sau de câteva ori pe zi.
Dar hai să îţi enumăr câteva reguli pe care le-am învăţat şi eu în aceşti ani şi pe care le recomand cu mare căldură celor care convoacă şedinţe:
1. Chiar este nevoie de o nouă şedinţă? Înainte de a trâmbiţa şi de a aduna toţi oamenii într-o încăpere, gândeşte-te de ce faci această şedinţă. Care sunt problemele apărute în firmă? Pot fi ele rezolvate printr-o şedinţă? Ce vrei să rezolvi prin această şedinţă?
2. Pe cine chemi? Pentru a fi cât mai eficientă, o şedinţă trebuie să aibă un număr cât mai mic de oameni şi, mai ales, să fie oamenii potriviţi. Nu chemi toate departamentele pentru o modificare pe site-ul companiei. Nu uita, 10 oameni = 101 păreri.
3. Fă-ţi agenda şedinţei. Organizează-te un pic. Nu aştepta să înceapă şedinţa pe ideea că „mă descurc la faţa locului”. Dacă nu arăţi că eşti organizat şi că ştii ceea ce vrei, nici măcar nu vei fi ascultat.
4. Trimite agenda şedinţei la toţi cei care vor participa. Nimănui nu îi place să vină nepregătit la o întâlnire. Mai mult, nu poţi avea pretenţia să primeşti idei geniale pe moment, fără să îţi laşi angajaţii să se pregătească din timp pentru discuţie.
5. Ceilalţi sunt acolo pentru idei şi sfaturi, însă liderul eşti tu. Adică, tu iei deciziile. Însă, ai grijă să nu cazi în extrema cealaltă când auzi 10 idei şi nu accepţi nici una.
6. În calitate de persoană care convoacă o şedinţă trebuie să fii facilitatorul discuţiilor şi să gestionezi eficient comunicarea.
7. Încurajează-ţi angajaţii să participe activ la şedinţă, oferindu-le un mediu plăcut de lucru. Nu îi închide într-un birou minuscul (eventual în acelaşi loc în care se ia şi masa), ca apoi să ai pretenţia să nu mai fie atât de apatici.
8. Numeşte o persoană care să scrie minuta şedinţei. Nu îi pune pe toţi să noteze – e posibil ca fiecare să înţeleagă cu totul altceva. Secretara, sau persoana denumită să ia notiţe, va pune pe hârtie discuţiile şi deciziile luate în timpul şedinţei, după care, la sfârşitul acesteia, va face o recapitulare a celor scrise pentru a primi confirmări şi a se face clarificări. Minuta astfel scrisă şi aprobată de şef va fi trimisă tuturor celor care au participat la şedinţă.
9. Ai grijă la timpul pe care îl petreci în şedinţă. Stabileşte-ţi dinainte cât timp îţi propui să stai acolo şi încearcă să te ţii de program. Poţi numi o persoană care să fie atentă la cea şi care să anunţe din timp cât mai este până la deadline.
10. Fii atent la ce promiţi angajaţilor în timpul şedinţelor. Ce se stabileşte acolo, de comun acord cu toată lumea, nu poate fi schimbat a doua zi doar pe simplul motiv că tu eşti şeful. Vei pierde mult din respect şi, implicit, şi din profit.
Te contrazic: cea mai eficienta companie la care am lucrat facea sedinte zilnice de 10, maxim 15 minute, in jurul orei 12:45.
Sedintele erau scurte si la obiect. Managementul avea posibilitatea sa afle cat de mult a avansat fiecare la sarcinile date (acest lucru este extrem de important deoarece 99% din oameni nu anunta cand au terminat in avans). Invers, cand ceva nu mergea bine, oamenii aflau din timp, nu in ziua terminarii task-ului.
Alt avantaj: „knowledge share” – membrii echipei stiau in mare cam ce fac toti ceilalti oameni din echipa. Acest aspect devine foarte important cand anumiti membri ai echipei parasesc compania.
Nu in ultimu timp, ora la care se tinea sedinta a fost foarte bina aleasa. Sedintele nu trebuie sa se faca dimineata la primele ore si nici dup-masa. Te las pe tine sa speculezi de ce:)
Eu nu te contrazic, Răzvan. Este absolut just ceea ce spui 🙂 De ce? Pentru că acest aspect diferă foarte mult în funcţie de domeniul de activitate al firmei, de numărul angajaţilor şi, cel mai important, cât de manager e managerul.
Bineînţeles că avem experienţe diferite şi nu pot să ştiu în câte firme ai lucrat sau ce domeniu de activitate aveau acestea. Însă, într-adevăr, există şi cazuri în care este de preferat să aibă loc şedinţe mai dese. La fel, trebuie să fie vorba de manageri care ştiu ce înseamnă o şedinţă.
Mai mult, knowledge share-ul nu se face numai în şedinte, mai ales zilnice. Există o mulţime de metode de comunicare intra-organizaţională extrem de eficiente şi productive.
Si nu cred că e nevoie de speculări cu privire la orele la care şedinţele nu sunt eficiente :))
@Andreea: asta este problema in multe companii – oamenii habar nu au cum se tine o sedinta. Din cauza aceasta, sedintele au ajuns sa aiba renumele pe care il au in prezent.
Vine un manager „destept” si spune:
„-Am auzit, din sursa credibile, ca unii din concurentii nostri fac sedinte zilnice. Hai si noi!”
Oh da 🙂 Am auzit-o din pacate de prea multe ori.