Orice instituție, oricât de mare sau oricât de mică, nu poate funcționa eficient fără acea persoană care gestionează și organizează toate activitățile managerului. Secretara este cea care ne face sau nu intrarea la șef, cea care decide dacă un document ajunge sau nu la șef, cea care influențează de fapt deciziile șefului.
Deși nu li se acordă niciodată meritul cuvenit, secretarele joacă un rol vital în formarea unei bune imagini despre companie. Degeaba se chinuie departamentul de PR să deruleze campanii de relații publice dacă tonul și atitudinea secretarei care preia telefoane sau care primește clienții este una care lasă de dorit.
Secretarele așa cum le știu eu și ar trebui să fie nu sunt tocmai acele domnișoare cu titulatura de Office Assistant care fac copii xerox, îndosariază hârtii, primesc oaspeți și le oferă cafele sau ceai verde. Secretarele reprezintă primul contact cu instituția, de aceea este extrem de important ca ele să fie zâmbitoare, sociabile, curate și mereu pregătite să rezolve problemele care apar în companie.
Într-un anunț de angajare dintr-un ziar american, descrierea cerințelor secretarei era exact așa:
”Un metabolism ce pare să se îmbogăţească sub presiune,
Un instinct natural de a face ordine în haos,
Un apetit pentru cele mai grele probleme şi capacitatea de a le rezolva fără supraveghere,
Capacitate deosebită în păstrarea secretelor,
Îndemînarea de a trata cu cele mai dificile persoane, categorie în care se poate încadra chiar şi şeful lui sau al ei.”
O secretară adevarată este:
– Discretă. Ceea ce se discută în companie rămâne în companie, informațiile intime despre șef nu se discută cu nimeni și se fac repede uitate, nu bârfește și nu acceptă bârfe de la angajați;
– Cu tact, vorbind la telefon precum și personal cu mult calm și oferindu-le tuturor interlocutorilor săi satisfacțe;
– Meticuloasă, ținând un calendar bine organizat, o agendă bine structurată, documente perfecte pentru orice ocazie;
– Preia inițiativa și își cere scuze în numele șefului sau trimite scrisori de mulțumire în locul lui;
– Este liantul între șef și departamente și îl ține pe acesta la curent cu toate activitățile din firmă;
– Înțelege prioritățile și nu așteaptă de la șef să i se spună pe cine să sune mai întâi, ce e-mailuri să trmită, pe cine să primească mai întâi;
– Se ocupă de interesele familiei șefului și ajută la aranjarea problemelor legate de familia acestuia;
– Ține evidența cheltuielilor șefului, precum și toate documentele acestuia;
– Informează întreg personalul despre programul și planurile șefului;
– Se îmbracă elegant, decent, curat și este perfectă din cap până în picioare;
– Nu vorbește cu orele în interes personal și nu mestecă gumă sau fumează la birou;
– Menține spațiul de lucru curat pentru a transmite mai departe ordinea din firmă;
– Zâmbește. Un lucru atât de banal pentru mulți, dar cu un impact atât de puternic. Nu, nu un zâmbet languros, ci unul de sociabilitate și deschidere.
Îi sfătuiesc sincer pe manageri să nu uite niciodată ce ajutor imens au prin intermediul secretarei și că pot oricând să o răsplătească din când în când pentru meritele sale. Și asta pentru că secretara este o profesionistă, nu un Shopping Personal Assistant care trebuie chinuit cu toate plățile și achizițiile personale.
În mod normal nu îți poți forța secretara să îți facă și cumpărărturile de Crăciun, să îți ia și copilul de la școală, să îți plătească și facturile și să îndeplinească perfect și toate taskurile de la job. Atât timp cât nu ai avut o discuție în prealabil prin care să primești acceptul ei, mai bine nu te lăsa înșelat de politețea ei.
Nu uita niciodată că secretara nu e sclavul tău personal, ci e persoana de încredere pe care te poți baza oricând. O profesionistă care îți planifică și îți organizează agenda, fără de care nu ai mai fi stat atât de bine la capitolul Time Management.
Intr-adevar, nu trebuie deloc subestimat rolul unei secretare; iar o secretara cu adevarat buna este nepretuita 😉
Si din cauza ca le desconsideram pe secretare se creeaza din prima un baraj in comunicarea cu ele, pentru simplul fapt ca nu stim sa abordam problema. In fond, exista o mentalitatea gresita de ambele parti:externalii nu aprecieaza asistenta la adevarata valoare, iar asistenta nu prea da doi bani pe relationarea cu exteriorul.
Si uite asa ajungem la secretare ciufute si necomunicative, dar si la pierderea unor detalii importante pe termen lung.
Buna !
Ai dreptate si nu prea cu secretarele :).
Dar mai sunt unele detalii care-ti scapa : tehnica daca n-ar fi noi toti am sta in bezna ,eventual cu o lumanare si un chibrit ,in casele noastre si inclusiv secretarele 🙂
Daca exista tehnica ,nu neaparat moderna ,exista si secretarele :),existam si noi .
Sunt bune si ele ,e o meserie ca oricare alta …dar sa nu…
Cu stima,
@NDREI
PS N-am vrut sa fiu rau 🙂 !
@NDREI – De exemplu, o secretara ti-ar fi corectat textul de atatea greseli inainte sa il postezi intr-un loc public 😉
Scuza-ma ,Andreea! Dar ,te rog sa adaugi sau sa tai tu unele virgulite etc …;daca n-ai inteles ce-am vrut sa zic si prin absenta sau adaugarea lor in acest comentariu ,sincer …,n-ar fi trebuit sa-mi dai replica asta chiar intr-un loc public :).
In final ,ca sa ma fac inteles de toti :):secretarele adauga si scot multe virgule,adauga si scot multe semne de punctuatie intr-o companie ;dar nu este nevoie chiar sa se puna punctul pe ele pentru ca ar deveni mai importante si decat directorul companiei .
Sunt importante ,dar nici chiar asa :).
O seara frumoasa!
eii..andrei nu ai deloc dreptate!secretarele exista dinainte sa evolueze tehnica. Mie daca nu imi place secretara de la institutia la care merg la un interviu pentru angajare, e clar ca imi fac o impresie nu foarte buna despre intreaga companie. Iar daca secretara ma trateaza cu dispret sau se uita urat la mine inainte de interviu, atitudinea mea s-ar putea sa se schimbe fata de intreaga companie.
Privitor la tema articolului, care este, dupa tine, diferenta dintre secretara si assistant manager?
@NDREI Stii vorba ”In spatele oricarui barbat puternic sta o femeie puternica?”. Uneori nu e doar sotia sau mama acestuia, ci si secretara lui. Da, managerul este extrem de important. Este cel care decide si care incheie contracte, este cel care conduce intreaga companie si care reprezinta modelul de lucru pentru angajatii sai. Dar pentru toate acestea ai nevoie ca imaginea ta sa fie una pozitiva, care sa iti creasca crediblitatea si respectul.
@Emi
Raspuns la punctul 1, care nu este public: este un blog personal, care are o politica editoriala proprie comunicata chiar pe acest blog. De obicei nu dau approve la comentariile cu greseli, insa de data aceasta am apasat pe linkul gresit. Raspunsul meu nu a fost nepoliticos, ci a avut menirea de a scoate in evidenta rolul secretarei in corectarea unui text care urmeaza a fi trimis de exemplu unui partener de afaceri. Cat despre partenerul de viata, daca i-as fi secretara, probabil ca i-as corecta si textele. Sau daca i-as fi Personal Consultant si m-ar plati pentru asta. Atat timp cat cele doua domenii (inginerie si consultanta) nu il forteaza sa faca asta si mai mult ii aduc succes, atunci e liber sa se pregateasca pentru mai mult succes.
Nu am mentionat nicaieri o diferenta intre secretara si assitant manager, dar iti pot spune ca am intalnit fete care nu au acceptat un job de secretara dar au acceptat unul de assistant manager doar pentru titulatura. Se pare ca suntem vrajiti de functii pompoase si de termeni englezesti.
Iar daca te referi la diferenta pe care am facut-o intre secretara si office assistant, ei bine, cel din urma e omuletul care ajuta si secretara si restul anagajtilor din biroul respectiv sa indeplineasca toate activitatile administrative de care acestia nu au timp la un moment dat.